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Spécialiste de Gestion des Systèmes Opératifs/Burundi Business Operations Specialist

Nous recherchons un professionnel ayant plus de 2 ans d'expérience en gestion pour occuper un poste qui combine la gestion d'équipe, le développement du personnel et l'analyse opérationnelle.

Job overview

Team
Business Operations
Location
Burundi
Location Type
Field
Career Level
Professionals
Open to
National applicants only
Burundi

Burundi

Burundi launched in 2012 with approximately 6,000 farmers. We have seen overwhelming demand from farmers for our services, and are poised to grow quickly in the coming years.

Description de l’Organisation

One Acre Fund - TUBURA est une ONGE agricole qui travaille dans différents pays de l’Afrique de l’Est pour appuyer les agriculteurs ayant de petites superficies de terre. Nous offrons à chacun de nos membres un ensemble de services comme la livraison en proximité des intrants agricoles à crédits et les formations avec l’objectif d'augmenter les récoltes et les revenus. Etablis au Burundi en 2012, nous sommes une organisation en croissance rapide, qui maintenant compte plus de 700 employés au niveau du pays. En 2017 nous avons servi plus de 90.000 ménages dans 5 provinces ; Muramvya, Gitega, Kayanza, Mwaro et Ngozi. Pour plus d'informations visitez notre site : http://www.oneacrefund.org

Description du poste

Le département de Business Operations (BizOps) est responsable de la prestation des services directs et indirects aux membres de notre programme. Cela inclut entre autres; une équipe de gestion des données qui assure la précision dans les commandes et la bonne gestion du remboursement, une équipe d’engagement qui gère le centre d’appel et une équipe d’audit sur le terrain qui vise à prévenir et à détecter la fraude en menant des enquêtes sur le terrain. L’associé de BizOps dirigera l’ensemble de ces équipes au sein du département de BizOps afin de mettre en œuvre des projets essentiels à la croissance de l’organisation. Le superviseur de BizOps travaillera quotidiennement en étroite collaboration avec notre équipe des opérations sur le terrain.

Le Superviseur de BizOps supervisera trois managers des bureaux régionaux et, à travers eux, développera et motivera une équipe de 35 staff nationaux, en mettant l’accent sur une conception efficace des processus, une structure mûrement réfléchie et des réalisations ambitieuses. Ce rôle nécessitera un haut niveau de responsabilité et nous avons besoin de quelqu'un capable d'atteindre efficacement les résultats clés à travers la coordination, la planification et la communication pour, la conception et la mise en œuvre des processus, le développement de l’esprit d'équipe et du leadership.

Le Superviseur de BizOps jouera également un rôle important dans la rationalisation et l'amélioration des processus comme: les remboursements des membres, le suivi et la récupération des fraudes et les indicateurs de performance. En supervisant ces fonctions, vous permettrez de gérer efficacement le département de BizOps. Nous recherchons un manager expérimenté qui peut développer notre équipe et améliorer notre capacité à exécuter notre mission de servir les cultivateurs.

Responsabilités

Planification et Opérations:

  • Superviser les principaux processus pour assurer une exécution précise et rapide des tâches critiques de l'équipe concernant l'inscription et le remboursement des membres.
  • Spécifiquement, superviser l'achèvement à temps et le contrôle qualité de:
    • La saisie des contrats des membres
    • La saisie des données du calendrier de distribution
    • La saisie des données sur les remboursements et les recettes
    • Le blacklisting des membres et les surpaiements
    • Les tableaux de bord des Indicateurs clés de performance inter-départements
  • Jouer un rôle actif dans la planification et la communication proactives des activités clés pour l'équipe de BizOps, en collaboration avec l’équipe des Systèmes
  • Développer une compréhension approfondie des opérations globales de Tubura et de la manière dont les activités de BizOps peuvent être exécutées et planifiées de manière stratégique, efficace et efficiente.
  • Communiquer avec les départements de BizOps au niveau global et les services technologiques pour signaler des problèmes et trouver des solutions

Gestion d'équipe et formation:

  • Développer les managers sous votre supervision au mieux de leur potentiel et s’assurer qu'ils développent à leur tour les membres de leur équipe
  • Evaluer l’équipe sur base des données et le travail afin d’améliorer leurs performances
  • Préparer des manuels de formation et animer des sessions de formation sur les fonctions du Roster (notre logiciel de gestion des données) à l’intention de l'équipe des BizOps et autres départements

Indicateurs clés de performance (KPIs) & Analyse des Données:

  • Améliorer la collecte et la communication des indicateurs clés de performance de l'équipe interne
  • Travailler avec votre équipe et les autres parties prenantes pour modéliser et améliorer les processus internes
  • Utiliser Roster et d'autres outils pour créer et faire des rapports sur les indicateurs de performance clés hebdomadaires et saisonniers pour l'organisation et l’équipe

Gérer la communication et collaboration avec les autres départements

  • Établir des relations avec les parties prenantes organisationnelles, telles que les Opérations sur le terrain, M&E, le Département d'Innovations, pour assurer une communication et une exécution rapides et appropriées
  • Travailler main dans la main avec notre équipe de Protection des Membres pour assurer la sécurité des données des membres et développer notre engagement des membres

Conditions exigées

Nous recherchons un professionnel avec 2 ans minimum d’expérience et idéalement une passion pour le développement du secteur agricole. Les candidats qui répondent aux critères suivants sont vivement encouragés à postuler:

  • Fortes expériences de travail de deux ans ou plus. Ceci comprend une expérience dans un travail professionnel exigeant ou une expérience entrepreneuriale (par exemple, diriger une conférence ou démarrer une entreprise).
  • Expérience manifeste du leadership au travail ou en dehors du travail, enthousiasme pour l'apprentissage et ouverture au feedback.
  • Un diplôme universitaire en finance, comptabilité, gestion de projet ou autre domaine pertinent (inclure la moyenne générale dans votre CV)
  • Humilité. Nous recherchons des professionnels passionnés qui allient les grandes qualités de leadership à la bonne humeur, à la patience et à une approche humble du service pour se joindre à notre famille grandissante de leaders.
  • Familiarité avec Excel et / ou un autre logiciel d'analyse de données
  • Connaissance linguistique: Maîtrise parfaite du Français et Kirundi. La connaissance de l’Anglais est un atout.

Qualités requises

  • Capacité de fixer des objectifs et les atteindre
  • Capacité de communiquer de façon claire et efficace
  • Capacité de résoudre les problèmes en toute indépendance
  • Capacité de gérer le travail et développer les autres
  • Etre autonome, intègre et humble
  • Etre organisé(e) et très attentif/attentive aux détails
  • Passion de servir les agriculteurs Burundais

Perfectionnement professionnel

One Acre Fund investit dans le développement des compétences en management et en leadership. Votre manager et une équipe globale d’appui consacreront beaucoup de temps à votre perfectionnement professionnel. Nous donnons en permanence des feedback concrets via le mentorat et des revues de carrière régulières sous forme de conseils en management. Nous organisons également des réunions individuelles régulières, au cours desquelles nous écoutons et discutons au sujet des objectifs de carrière, et travaillons en collaboration en vue de créer des rôles réellement passionnants. En raison de notre croissance rapide, nous avons constamment de nouveaux rôles de haut niveau qui s'ouvrent et plein d’opportunités dans différentes fonctions.

Compensation

Nous offrons un salaire de départ modeste qui garantit une qualité de vie élevée dans nos zones d'opération. Il s’agit d’un rôle qui permet de faire carrière avec des augmentations basées sur la performance et la capacité d’élargir les responsabilités au fil du temps.

Dépôt de candidature

Le dossier de candidature doit comprendre:

  • Un curriculum vitae actualisé et détaillé mettant en évidence les compétences requises ci-dessus,
  • Une lettre de motivation, de préférence adressé à la chef des ressources humaines de One Acre Fund
  • Les attestations de service démontrant votre expérience sont préférable

La date limite de dépôt des candidatures est continuelle, mais il serait préférable de soumettre votre candidature aussitôt que possible.

** TUBURA est une organisation dirigée par la performance.  Nous ne tolérons la corruption d’aucune sorte. **

 

Job Description

The Business Operations department, or BizOps, is responsible for both client facing and non-client facing back office aspects of our program. This includes a Client Data Management team who ensure timely and accurate client repayment and order data, a Customer Engagement team who ensure excellent customer service through a call center, and a Field Audit team who aim to prevent and catch fraud by conducting investigations in the field. The BizOps Associate will lead a combination of these teams within the BizOps department in order to implement projects critical to the organization’s continued growth.

The BizOps Supervisor  will work closely with our core field operations on a daily basis and will support the growth of our client base by building, developing, and motivating a large team of national staff team members with a focus on efficient process design, considered structure, and ambitious achievements. This role will require a high-level of responsibility and we need someone who can effectively meet goals and deliver results through coordination and communication, process design and implementation, team building and leadership development.  The BizOps Supervisor will manage a growing team across a growing geographic area and support the rollout of products and services at both mature and testing stages.

Specifically, the Business Operations department is responsible for all key client data management and works closely with our core operations on a daily basis. The Business Operations Supervisor will oversee three regional office managers, and accurate data entry of credit repayment for over 93,000 clients.

Through those three managers we expect you to manage a team of around 35 individuals. You will be responsible for ensuring coordination and planning within your team, execute policies and procedures, and measure key performance indicators.  

The Business Operations Supervisor will take also an important role in streamlining and improving processes such as: client refunds, fraud tracking and recovery, and performance indicators. In overseeing these functions, you will allow Business Operations to be efficiently managed. We are seeking an experienced manager who can develop our team and can improve our ability to execute on our mission to serve farmers.

Key Responsibilities

Planning and Operations

  • Oversee major processes to ensure accurate and timely execution of critical team tasks regarding client enrollment & repayment
  • Specifically oversee timely completion and quality control of:
    • Contract data entry
    • Distribution schedule data entry
    • Repayment and revenue data entry
    • Correcting client overpayment
    • Cross-departmental KPI dashboards
  • Take an active role in proactively calendaring and communicating key activities for the Business Operations team, in liaison with the Systems team   
  • Develop a keen understanding of Tubura’s overall operations and how Business Operations’ activities can be executed and planned strategically, effectively, and efficiently
  • Liaise with Global Business Operations and Technology departments to report problems and identify solutions

Team management and Training

  • Develop your managers to the best of their potential and ensure they too are developing their staff
  • Evaluate your team’s performance based on data and work to improve performance
  • Prepare training manuals and lead training sessions on Roster (our internal data management software) functions for Business Operations and other departments

Key Performance Indicators  & Data Analysis

  • Improve collection and reporting of internal team key performance indicators
  • Work with  your team and other stakeholders to map and improve internal processes
  • Through Roster and other tools, create and report on weekly & seasonal KPIs for the organisation and team

Manage communication and collaboration with other departments

  • Build relationships with organizational stakeholders, such as Field Ops, M&E, Program and Product Innovations, to ensure timely and proper communication and execution
  • Work hand-in-hand with our client protection team to ensure client data security and grow our customer engagement department

Career Growth and Development

We have a strong culture of constant learning and we invest in developing our people. You’ll have weekly check-ins with your manager, access to mentorship and training programs, and regular feedback on your performance. We hold career reviews every six months, and set aside time to discuss your aspirations and career goals. You’ll have the opportunity to shape a growing organization and build a rewarding long-term career.

Requirements and Qualifications

We are seeking a professional with 2 years of work experience and ideally a demonstrated passion for international development. Candidates who fit the following criteria are strongly encouraged to apply:

  • Strong work experiences. Examples include a demanding professional work experience, or successful entrepreneurial experience (e.g. leading a conference, or starting a business).
  • Demonstrated leadership experience at work, or outside of work, enthusiasm for learning, and openness to feedback.
  • University degree in Finance, Accounting, Project Management or related field (include GPA on your resume)
  • Humility. We are looking for passionate professionals who combine strong leadership skills with good humor, patience, and a humble approach to service to join our growing family of leaders.
  • Familiarity with Excel and/or other data analysis software
  • Language: French and Kirundi required. English preferred.
  • Ability to set goals and reach them
  • Ability to communicate clearly and effectively
  • Ability to solve problems independently
  • Ability to manage work and develop others
  • Autonomous, honest and humble
  • Structured and very attentive to details
  • Passion to serve Burundian farmers

Preferred Start Date

As soon as possible. The application is continuous but candidates would preferably submit their applications as soon as possible.

Job Location

Muramvya, Burundi 

Compensation

Commensurate with experience

Duration

Full-time job.

Benefits 

Health insurance, paid time off

Sponsor International Candidates

No; Must have existing rights to work in Burundi. Burundi Nationals are strongly encouraged to apply.

One Acre Fund never asks candidates to pay any money or pay for tests at any stage of the interview process. Official One Acre Fund emails will always arrive from an @oneacrefund.org address. Please report any suspicious communication here